Mix školení, na které jděte, abyste nezakrněli

Víte, jaké jsou dva základní předpoklady pro vaše dlouhodobé a úspěšné podnikání? Měli byste. Podnikání, do kterého se pouštíte, by vás mělo bavit a zároveň musí přinášet zisk. Pokud jeden z těchto pilířů není stabilní, pak to znamená, že váš podnikatelský záměr je pouze plánovaným přechodem k nějaké další kariérní fázi nebo nezamýšlenou katastrofou.

Pokud uvedené základní dva předpoklady můžete ze svého checklistu s klidným svědomím odškrtnout jako naplněné, zkontrolujte další podmínky. K těm patří přirozený talent pro obor,

ve kterém podnikáte, dobré zacílení na díru na trhu a ochota zákazníků zaplatit vám za službu či produkt. Nástavbu promyšleného podnikatelského záměru představuje jeho propagace.

Životaschopnost projektu není samozřejmostí, tak jak se mění svět kolem nás, vždycky budete potřebovat inspiraci zvenčí. V následujících odstavcích se podíváme na čtyři školení, se kterými můžete pravidelně „aktualizovat“ své podnikání.

Ivo Toman a vnitřní motivace

Ivo Tomana lze označit za matadora osobního rozvoje. Pokud jste o něm nikdy neslyšeli, tak je to člověk, který se v osobním i pracovním životě popral s vrozeným zdravotním handicapem, naučenými stereotypy vlastního myšlení a zároveň se od milionového krachu své první firmy posunul k několika výdělečným projektům.

Jeho knihy a přednášky pracují s jednoduchými pravidly, která se na první pohled mohou zdát sobecká a bezohledná k okolí. A není to pouze dojem. Tomanova sdělení představují pro podnikatele tu část myšlení, která stojí nohama pevně na zemi a poukazuje na zvířecí instinkty potřebné pro přežití.

Zprofanovaným tématem Tomana je takzvaná vnitřní motivace, kterou buď máte, nebo ne. Pokud ke své práci potřebujete opakované vnější postrkování a lákání ke snaze o výsledek, pak podle Tomana patříte k 95 % populace, která je závislá na vnější motivaci, a proto nikdy neuspěje. V souvislosti s tím se také ohrazuje proti New Age filozofii zastoupené například knihou „Tajemství“. Pokud něco nemáte, tak si to nemůžete ani „přivolat“, taková věc se totiž zjevně míjí s důsledky vašeho jednání.

GrowJOB a konec prokrastinace

Také počátky vzdělávacího institutu GrowJOB se opírají o zásadní událost v osobním životě zakladatele Petra Ludwiga. Společným znakem komunikace GrowJOBu a Ivo Tomana je jednoduchost sdělení, základ v psychologii a sbírání poznatků z široké základny dostupného know-how.

Způsob naplnění poslání GrowJOB institutu i rétorika se ale od té Tomanovy výrazně odlišují. Na pořádaných konferencích nebo workshopech se budete cítit jako v „novodobé škole“ nebo laboratoři, kde společně s ostatními účastníky studujete motivaci chování lidí a snažíte se zefektivnit vlastní cestu k dosažení osobního štěstí.  

Kdybychom Tomanovy přednášky přirovnali k poznávání „instinktu zabijáka“, pak by spolupráce s GrowJOBem byl trénink „společenských aktivistů“.  Ovšem pozor, zvolené nadsázky rozhodně nemají snižovat vysokou přidanou hodnotu jednoho nebo druhého přístupu. Podnikatel potřebuje pochopit obojí. Umět se prát se světem, ale také získat návod pro zvládnutí prokrastinace (zjednodušeně odkládání povinností a úkolů). Právě zpracování tématu prokrastinace uvedlo GrowJOB do povědomí širší veřejnosti, celkový dnešní záběr ale skrývá mnohem víc.

Konference Lovebrand a značková láska

Konference Lovebrand se objevily v pestré přehlídce aktivit GrowJOBu. Jedná se o setkání podnikatelů, marketérů, influencerů a dalších osob, které spojuje záměr budovat nebo měnit značky na firmy, které si získají trvalou pozornost, podporu a důvěru zákazníků i zaměstnanců.

Přirovnat takový cíl ke sluníčkaření by byla chyba. Na konferenci se prezentuje jedna ze zásadních cest moderního rozvoje podnikání, je to promyšlená a velmi sofistikovaná metoda, spojená s networkingem. Pokud cítíte, že vám ujíždí vlak, přestáváte rozumět svým zákazníkům nebo se vám nedaří udržet pracovní zainteresovanost zaměstnanců, pak u Lovebrandu najdete inspiraci. Videozáznamy z proběhlých konferencí jsou aktuálně k dispozici na webu GrowJOBu.

Inizio akademie a vzpoura proti markeťákům

Posledním tipem na vzdělání pro střední a menší podnikatele a firmy je Inizio akademie, která se mimo jiné zaměřuje na výkon on-line reklamy. Inizio je mladá firma z Českých Budějovic a její zakladatel používá celkem neotřelý způsob komunikace, ve kterém kritizuje přístup marketingových specialistů.

 Když provedete interakci s jejich obsahem (vřele doporučuji zaregistrovat svůj e-mail k odběru newsletteru) dostanete obrovské množství kampaní a začnou vás intenzivně pronásledovat re-marketingová sdělení. Proč to chtít? Protože si díky tomu můžete vyzkoušet pozici zákazníka, kterého se někdo opravdu snaží nalákat ke spolupráci. Potom není nic snazšího, než porovnat vlastní iniciativu a udělat potřebné kroky ke změně.

Závěrem

Podnikání není hračka, vyžaduje všestrannost a rozhled. Každé školení nebo konference vám poskytne prostor k výměně zkušeností a získání nových nápadů. Napadlo vás někdy využít pro marketingové účely třeba spolupráci s influencerem?  Jsou Influenceři užiteční nebo naprosto zbyteční?

Buďte on-line, nebo vůbec nebuďte

Marketing na internetu a líbivé webovky nepotřebuji, stojí to „majlant“ a akorát se na mě přiživí nějací hipsteři a sluníčkáři, kteří nikdy skutečně nepracovali rukama a neznají hodnotu peněz.

Když bude nejhůř, začnu „po staru“ obvolávat všechny potenciální zákazníky a někdo se chytne. Až budu mít tolik peněz, že nebudu vědět, co s nimi, tak si zaplatím nový web.

Koronavirus je zlo, karanténa je zlo, jen doufám, že od státu v rámci druhé vlny nákazy přijde nějaká skutečná finanční podpora, protože úspory nevydrží.

Koronavirus zabíjí staré podnikání

Ať už chcete nebo ne, první vlna karantény zasáhla společnost mnohem víc, než se může zdát. Nárazově urychlila přijetí technologického pokroku a návrat ke starým pořádkům nečekejte. Pro podnikání to znamená jediné, kdo se nepřizpůsobí, ten nepřežije. Co jste ve svém podnikání změnili během první vlny covidu na jaře a jak jste připravení na opakování krize?

Jako podnikatel velmi dobře znám cenu vydělaných peněz a v době tak bezprecedentních změn ekonomiky, které právě zažíváme, zcela podporuji myšlenku velmi rozvážného nakládání s financemi. V souvislosti s podnikáním ovšem existuje celá řada opatření, která stojí pouze čas a vaši snahu o adaptaci na „dobu webovou“, tedy přeorientování se na on-line prostředí, kam se lidé velmi rychle stahují. Pokud podnikatel vytrvale ignoruje bezplatné aktivity, které ho mohou zachránit, pak mluvíme o lenosti, nikoli o úsporném provozu.

Proč být on-line

Pokud váš zákazník sedí doma v karanténě, má šanci dozvědět se ze svého obýváku, že vaše firma sídlí pár ulic od něj a co poskytujete? I kdyby žádné další plošné zavírání podniků nepřišlo, jak oslovíte někoho, kdo se právě přistěhoval z jiného města a hledá v okolí svého nového domova různé služby? Nebavíme se tu o hypotézách nebo domněnkách, ale o nové realitě.

Příklad č. 1
Velké množství „pražáků“ dlouhodobě migruje z matičky Prahy za levnějším bydlením a trochou toho klidu do menších měst. A když zakotví, hledají poskytovatele služeb stejným způsobem, jako se to dělá v Praze. Vezmou do ruky telefon a snaží se vygooglit nejbližší kadeřnictví s pár pěknými fotkami, recenzemi a rezervačním systémem.

Příklad č. 2
Nedávno jsem služebně jela do Brna. Chtěla si dojít na oběd a stihnout rychlou manikúru před večerní konferencí. Rozhodně jsem neměla čas chodit po ulicích, abych náhodou narazila na potřebný salon. Na internetu jsem bohužel nenašla žádné informace o tom, kam vyrazit, takže jsem se spokojila s obědem v nejbližší slušně vypadající restauraci a manikúru vypustila. Zní vám to snobsky? Takto se vydělávají nebo prodělávají peníze. Vy ve svém podniku chcete „snoby“ s otevřenou peněženkou a čím víc potřebují vyřešit svůj „malicherný“ problém, tím líp, protože za to ochotně zaplatí.

Malé náklady pro velký výsledek

I s malým rozpočtem se dá hrát velké divadlo. Svůj podnik například můžete bezplatně zapsat do takzvaných adresářů vyhledávačů Seznam a Google. To znamená, že na mapě získáte svůj „špendlík“, který všem hledajícím ukazuje, kde sídlíte, co poskytujete nebo prodáváte a kdy máte otevřeno.

Vhodným základem je také webová stránka, kterou v adresáři zveřejníte. Pro začátek postačí vytvořit jen dobře vypadající „microsite“, to znamená web tvořený pouze jednou stránkou. Investice do takového webu vás může vyjít na pár set korun, za které si koupíte připravenou šablonu webu, kam jen vypíšete pár slov o sobě a své práci a přidáte líbivé fotky.

Pokud nechcete ani těch několik stovek „vyhodit z okna“ pak:

1. Nevkládejte na svůj web obecné fotky z fotobanky nebo z internetu, ale použijte vlastní. Ne všichni se fotíme s nadšením, ale teď se bavíme o podnikatelském přístupu, nikoli o povinném focení na rodinné oslavě, takže svou případnou nechuť potlačte, dejte si třeba malého panáka do kafe na kuráž a pusťte se do toho.
2. Webová stránka bude vaše nová výloha, proto na ní vyvěste svá lákadla. Informace o tom, že svou práci děláte již sto padesát let nebo že poskytujete obrovskou slevu, nikoho neohromí. Zákazníci chtějí vědět, kdo jste a proč mají svěřit své peníze zrovna vám. V tom buďte konkrétní. Odpovězte jim na otázky, jak děláte svou práci a proč se právě k vám zákazníci vrací.
3. Nesnažte se okopírovat Alzu a propagovat se pomocí unikátního maskota. Na internetu je milion roztomilých pejsků, kolibříků, UFOnků a dalších tvorečků, kteří mají být originální tváří značky nebo podniku. Propagujte svůj „obličej“ a svoje jméno a to všude. Používejte přímá sdělení, která vychází z jasných potřeb zákazníka: „Já jsem XY a stojím si za svou odvedenou prací“, „Moje motto a můj cíl je takový, že…“, „Pokud potřebujete řešit konkrétní věc XY, pak vám pomohu tak a tak, protože…“.
4. Vysvětlete svým zákazníkům, jak jste připraveni na práci a poskytování služeb v případě další karantény. Co jim dokážete poskytnout, pokud budete nucení zavřít svou provozovnu? Pokud si nevíte rady, hledejte na internetu službu, která sdružuje podnikatele, jako jste vy, a nabízí spolupráci při distribuci jejich služeb a zboží.

Vyšší level vašeho podnikání on-line

Budování a stabilizace vašeho podnikání je dlouhodobý proces, který i v on-line prostředí má svá pravidla. Pokud máte volné finanční prostředky a chcete obstát i v době „krize“, pořiďte si parťáka, který se vám postará o reklamu. Pokud to pro vás není vhodná cesta, pak se zaměřte na bezplatné on-line kurzy pro podnikatele a aktivně se vzdělávejte. Pozorujte ostatní firmy (stejně veliké, jako je ta vaše) a jejich prezentaci, zkoušejte kopírovat a testujte, co vaší firmě pomáhá a co ne. Když vytrváte, najdete svoji vlastní cestu, a to je pozitivní tečka na konec.

Influenceři – must have, nebo zbytečný trend?

Znáte Kazmu nebo Leoše Mareše? Co si myslíte o jejich práci – považujete to, co dělají, za práci? Je vcelku jedno, jak ohodnotíte jejich snažení, protože pokoušet se vyvracet jejich faktický vliv na společnost by nedávalo smysl. Influencer marketing se pro značky, služby a produkty stává vstupní branou k potenciálnímu publiku. A nejen to, práce influencerů má silný dopad i na myšlení jejich followers (sledujících), protože na sociálních sítích propagují určitý způsob života. Vytváří přitom mimo jiné dojem, že je vlastně známe, a proto jejich „doporučení“ podvědomě vnímáme úplně jinak než sdělení z plakátu na oficiální reklamní ploše.

O úskalích propagace na sociálních sítích v současnosti se můžete něco nového dozvědět i v našem podcastu o Facebooku.

Influencer mluví řečí vaší persony

Pokud podnikáte, pak správný influencer je vaše ztělesněná marketingová persona, to znamená zástupce některé vaší cílové skupiny zákazníků. Když chcete k prodeji služeb nebo produktů využít marketingové nástroje, nejprve se vždy stanoví několik person neboli ideálních zákazníků. Každý z nich je definovaný pohlavím, věkem, lokalitou, specifickými zájmy a konkrétní potřebou, na kterou reaguje vaše firma svou činností. Influencer by měl zapadat do připravené kategorie svými zájmy a on-line prostředím, ve kterém se díky nim přirozeně pohybuje.

Velký zájem o svou značku můžete vzbudit např. v podcastu. Poslechněte si, jak takový podcast udělat dobře.

Influencer nechce být billboard k pronájmu

Pokud se rozhodnete „pořídit si“ inflluencera s jistou dávkou počáteční skepse, pak vězte, že budete možná překvapení propracovaností světa, do kterého nahlédnete. Skutečný influencer marketing není zanedbatelný výstřelek naivních dětí, které parazitují na pracujících lidech a nechávají se zaopatřit darovanými produkty. Stejně tak nepovažujte influencera za živou reklamu, kterou si zaplatíte. Ne všichni z nich jsou ve věku generace „Z“ řízené egem a neukojitelnými materiálními potřebami, ale každý z nich cítí zodpovědnost ke svým followerům a společnosti. Tento typ spolupráce nenastavíte striktní smlouvou. Pokud nemáte chuť „párat se” se snahou pochopit myšlení a motivaci influenacerů, dělejte jiný typ marketingu, tohle zkrátka není pro každého.

Jak si vybrat influencera?

Jak je zmíněno výše, markeťáci a influenceři se sdružují do komunit a vytváří si se svým publikem celý mikrokosmos. Dnes existují jednotlivci i celé společnosti, kteří se živí vyhledáváním influencerů a jejich propojováním s poptávajícími firmami. Pokud chcete vyzkoušet navázání spolupráce, pak k věci přistupujte s respektem k hodnotám protistrany a zároveň s pragmatickým uvažováním.

Nejdříve vyhledejte influencera pro svou konkrétní cílovou skupinu. K tomu potřebujete, aby to byl někdo, s kým se vaše publikum ztotožní na základě stejných cílů nebo společných problémů (cílem může být například ekologicky šetrný způsob života nebo řízení hubnutí, sdílený problém je třeba výchova dětí během home office v karanténě).

Influencera najdete poměrně snadno přes Google, který vás navede k blogerským žebříčkům a seznamům. Další cesta může vést přes zájmové skupiny. Na Facebooku je jich dost, ovšem ty lepší si pečlivě hlídají, koho mezi sebe pustí. K využití se také nabízí již zmíněná specializovaná agentura.

Není na škodu ověřit si reálný dosah influencera. Pro tento účel slouží takzvaný engagement rate, metrika popisující množství interakcí, které sledující provádí s publikovaným obsahem. Možná už víte, že příspěvky, které zveřejníte na sociálních sítích, se zobrazují nebo nezobrazují podle toho, jak moc je váš profil „zajímavý“ pro okolí. Vaši popularitu určuje složitý algoritmus i na základě toho, jestli se svým obsahem získáváte nějakou formu hodnocení (like, proklik atd.). Pokud má Influencer neaktivní publikum, pak vám nemůže poskytnout relevantní publicitu.

Závěrem – pro influencer marketing existují zákony

Na závěr bych ještě doplnila informaci, která pro vás možná bude překvapivá. Vzhledem k tomu, že propagační činnost influencerů spadá pod zákon o regulaci reklamy a zákon o ochraně spotřebitele, tak se na ni vztahují i právní povinnosti. Především tu mluvíme o povinném označení reklamního obsahu, v opačném případě se jedná o klamání spotřebitele a v tomto směru probíhají kontroly.

Influencer marketing je zkrátka aktuální téma ve všech ohledech, vzbuzuje emoce a ty se těší velké oblibě. 

3 efektivní nástroje na interní komunikace malých a středních podniků

Ať už váš podnik čítá deset nebo tisíc hlav, od dvou hlav výše musíte řešit i interní komunikaci. Jak to bude vypadat v praxi, to už se odvíjí od velikosti vaší firmy, od její struktury a od problémů, které vám případné zanedbání téhle oblasti může přinést. Popořadě:

• Větší firma s komplexnější strukturou vyžaduje komplexnější interní komunikaci. Jinými slovy, co si dva řeknou nad šálkem kávy, musíte mezi tisíc lidí na pěti pobočkách ve dvou státech roznést jiným, organizovanějším způsobem – třeba firemním časopisem.

• V open space často stačí zvýšit hlas. Dva kolegové na home office se budou potýkat s většími komunikačnímu překážkami.

• Problém, který z nekomunikace vznikne (nikoli rozpočet, který máte), rozhoduje o tom, jak moc potřebujete komunikovat. Pokud zaměstnáváte drahé a těžko sehnatelné specialisty a přijdete o ně, čelíte mnohem větší ztrátě, než pokud odejde ne moc spolehlivá uklízečka.
  

My se koukneme na řešení, která jsou vhodná hlavně pro menší a střední podniky, kde se pohybuje jenom pár lidí.

Cíle interní komunikace

Než se dostaneme ke konkrétním řešením, pojďme si nejdříve stručně popsat, co má vlastně interní komunikace řešit.

1. Všichni musí chápat firemní cíle. Táhněte za jeden provaz.
2. Všichni musí být pyšní na svou firmu. Ušetřete za marketing.
3. Všichni musí být spokojení. Snižte fluktuaci.
4. Všichni musí vědět, co kdy a proč mají dělat. Šiřte informace.

Co z toho je platné i pro malé a střední podniky? Všechno. Způsob, jak takovéto cíle naplňovat, je pro ně ale jedinečný.

Nástroje interní komunikace

Jako malý nebo střední podnik:

Nemusíte mít firemní časopis. Nemusíte pořádat velkolepé teambuildingy. Nemusíte spravovat čtyři různé sociální sítě. Nemusíte mít HR specialistu. Nemusíte najmout externí firmu, aby za vás komunikovala.

A dobré zprávy – pravděpodobně nemusíte mít ani rozpočet. Jenom si najděte trochu času a myslete na čtyři cíle, které jsme vypsali výše. Interní komunikaci pro svou firmu si tak zajistíte sami s trochou pomoci ze světa technologií.

Použijte newsletter. Nebo prostě pošlete e-mail

Newsletter je trochu organizovanější forma e-mailu, a pokud se ve firmě všichni znáte, obyčejný e-mail udělá své. Zapomeňte ale na tu hromadu e-mailů, které už si posíláte, a které se týkají klienta A, úkolu B nebo problému C. Najděte si alespoň jednou za dva týdny čas na e-mail, který:

• shrne, co děláte jako firma a proč to děláte
• ocení dobrou práci
• vytyčí nové střednědobé cíle
• podpoří týmového ducha

Uspořádejte společnou snídani

Nemusí to být teambuilding, stačí dobrá káva a koláč. Pokud se všichni nescházíte na pravidelném meetingu nebo nemáte jinou příležitost, kde si společně promluvit, zkuste třeba jednu společnou snídani za měsíc.

• nemluvte o plánech na víkend, ale o pracovních plánech
• vyslechněte všechny nápady bez ohledu na hierarchii
• řešte problémy, které s prací souvisí
• ze všeho, co zjistíte, vyvoďte konkrétní kroky

Spravujte informace na jednom místě

I když jste jenom dva. Při zadání úkolu písemnou formou s jasně stanoveným termínem nejde o důvěru nebo nedůvěru. Informace na papírku, v e-mailu nebo dokonce jenom v hlavách zúčastněných zkrátka mizí. Použijte tedy jednotný nástroj, kde bude jasné zadání, jasný deadline, jasně přiřazený řešitel. Předejdete tak nejenom mrzutostem s nesplněnými úkoly, ale i zhoršování vztahu mezi jednotlivými členy týmu.

Vyzkoušet můžete například nástroj Lamael, přečíst si můžete i článek o interní komunikaci přímo v Lamaelu.

Chcete víc inspirace? Koukněte se na náš článek o týmové spolupráci.

Jak na týmovou spolupráci?

5 jednoduchých tipů, které můžete aplikovat už dnes

Ačkoliv spoustě z nás možná přeběhne při zaslechnutí spojení „týmová spolupráce” mráz po zádech, když tým funguje dobře, je jedním z největších motorů společnosti. V tomto článku vám přinášíme pár jednoduchých tipů, jak týmovou spolupráci ve vaší firmě dovést k dokonalosti.

Stanovte týmu jasné cíle

Dejte si záležet na tom, aby celý tým vždy věděl, co je jeho aktuálním cílem a proč je tento cíl důležitý. 13. plat a týden dovolené navíc jsou sice fajn, ale spousta lidí potřebuje pro udržení motivace víc než to. Chtějí dělat něco, co jim dává smysl. Proto je důležité, aby věděli, jaké cíle společnost má a jakým způsobem konkrétně jejich práce k tomuto cíli přispívá.

Dílčí úkoly musí být jasně definovány včetně deadlinů pro jejich dokončení. V ideálním případě dejte týmu k dispozici systém, do kterého mají přístup všichni jeho členové, a ve kterém si mohou zobrazit veškeré cíle, úkoly i fáze pokroku.

Zjednodušte komunikaci

Používání hned několika komunikačních kanálů najednou v rámci jednoho týmu dokáže udělat víc škody než užitku. Není zbytečnější ztráta času, než když musíte dohledávat jednotlivé informace a dokumenty v různých komunikačních prostředcích, protože s každým kolegou komunikujete jak skrze telefon, tak zároveň i skrze e-mail nebo třeba aplikaci Teams. Zvýšit produktivitu týmu a zároveň komfort zaměstnanců vám pomůže například CRM systém, který vám kromě sjednocení komunikačních kanálů dokáže zajistit také větší přehlednost veškerých firemních aktivit. Příkladem takového systému je Lamael.

Oceňte dobrou týmovou práci

Umět ocenit dobrou týmovou spolupráci je zásadní a pravděpodobně najdete jen málo zásluh, jejichž pochválení je tak důležité. Ocenění týmového ducha totiž nejen dává členům týmů najevo, že týmová práce je něčím žádoucím, ale také prohlubuje pocit sounáležitosti v týmu. Týmová práce může přitom znamenat spoustu různých věcí – od excelentní práce, která přispěla ke splnění cílů, po pomáhání těm členům týmu, kteří pomoc aktuálně potřebují.

Podporujte jedinečnost členů týmů

Každý jsme jiný a každý máme také jiné přednosti. A je to právě různorodost týmu, která přispívá k lepším výsledkům. Pokud se v rámci jednoho projektu sejdou lidé s odlišnými zkušenostmi, názory, úhly pohledu a vědomostmi, vzniká diskuze, která často vede k inovativním nápadům. Vaše úloha proto je podporovat jedinečnost každého člena týmu a dát každému z nich bezpečný prostor pro vyjádření svého názoru na daný problém.

Nenechte odpovědnost na týmu

Pokud chcete dosáhnout co nejvyšší efektivity práce, stanovte úkoly a deadliny, zajistěte týmu veškeré potřebné prostředky a zbytek už nechte na něm. Nikomu se nepracuje dobře, když mu jeho nadřízený neustále stojí za zády. Práce vycházející ze vzájemné důvěry a respektu zvýší motivaci vašich zaměstnanců a jejich efektivitu ve vykonávání svěřených úkolů.

Dobrá týmová spolupráce dokáže dělat zázraky. Zkuste aplikovat některý z těchto tipů ve vaší firmě a přesvědčte se o tom sami. Nebo se rovnou koukněte, jak na týmovou spolupráci v Lamaelu. A jaké jsou vaše tipy pro lepší týmovou práci?

SMART: Chytré delegování úkolů v 5 bodech

Řídíte svůj malý nebo velký tým a lámete si hlavu, jak nejlépe zorganizovat delegování úkolů? Nebo si hlavu nelámete a rozesíláte na všechny strany e-maily podle toho, co vás zrovna napadne a který úkol se vám přimotá pod ruku? Nepouštějte věci spojené s plánováním úkolů z hlavy! Bez pořádných pravidel možná ustojíte dva tři úkoly delegované lidem na židli vedle té vaší, pokud toho ale máte k řešení více, nemůžete odpovídat na nové a nové otázky svým kolegům nebo víte, že čas jsou peníze, je potřeba se zastavit a investovat několik svých myšlenek na vylepšení vaší efektivity.

Jak na delegování a co je skutečným cílem a výsledkem dobře nastavené správy úkoly?

1. Zabraňte situaci, kdy se při delegování část úkolu ztrácí.
2. Dosáhněte skutečného cíle úkolu, místo toho, aby byl slepě plněn nějaký příkaz.
3. Poraďte si s úkoly napříč kanceláří i home office a splňte všechny termíny.
4. Neztrácejte zbytečně mnoho času na procesní záležitosti.

Snad vůbec nejpoužívanější sadu tipů, jak na správné plánování a delegování úkolu, představuje SMART. Jde v podstatě o mnemotechnickou pomůckou pro pět zásad, které byste nikdy neměli opomenout.

Plánování úkolů s pomocí metody SMART

Metodu SMART vymyslel George Doran v roce 1981. Díky své jednoduchosti si vydobyla neotřesitelné místo ve strategiích managementu napříč mnoha obory.

Každé písmeno skrývá poučku, která zvýší efektivitu delegování úkolů.

S – Specific (specifický): Specifické a jasné úkoly snižují možnost nedorozumění, při kterém se zbytečně pálí čas a peníze.

M – Measurable (měřitelný): Úspěšnost zvoleného řešení úkolu by měla být změřitelná v přesných číslech. Může jít o kliknutí na článek, dopad marketingu na dosah nebo i počet výrobků vyrobených v dílně.

A – Accepted (akceptovaný): Správný plánovač úkolů v rámci své služby představuje seznam nebo tlačítko pro akceptaci zadané práce. Je klíčové, aby kolega věděl, že práci musí potvrdit a následně závazně splnit. Díky tomu si na ní opravdu najde čas v co nejbližší době.

R – Realistic (reálný): Cíl musí být dosažitelný. Zadané termíny musí alespoň hrubě odpovídat době, kterou si kvalitně odvedená práce vyžádá. Zaměstnanec potřebuje přirozené také nutné znalosti pro kvalitní zpracování zadaného úkolu.

T – Timed (s pevným termínem): Každý alespoň jednou za život vstoupil do cyklu prokrastinace a odkládání nutné práce. Pevné termíny donutí ke komplexní organizaci času tak, aby byla práce včas a řádně odvedena. Každá lhůta má odpovídat složitosti zadané práce, aby bylo lidsky možné dosáhnout uspokojivého výsledku.

Plánovače úkolu pohlídají termíny

SMART je základem samotné definice úkolu. Dejte si ale pozor, aby se tahle definice neztratila v éteru, popřípadě v dlouhé e-mailové komunikaci plné postupného rozmělňování původního zadání. Místo toho, aby si každý člen týmu vytvářel vlastní specifikaci úkolu a nosil termíny ve své vlastní hlavě, využijte plánovač úkolů, který vám pomůže informace efektivně sdílet.
Správný plánovač úkolu je systém, který zaštítí správu úkolů po technické stránce. S čím vám pomůže?

S, M – uchová specifické zadání úkolu a měřítka, která tak všichni budou mít po celou dobu řešení úkolu na očích a ke kterým se vždy budete moci vrátit.

A – umožní každému vyjádřit se k zadání úkolu a tím vás provede procesem „akceptace“.

T – pohlídá termín a neustoupí ani o krok.

Vám zbývá především R, tedy musíte pohlídat, že se cíle úkolu nevymykají realitě.

Kromě toho vám plánovač úkolu pomůže s komunikací, prioritizací a dalšími záludnostmi, které vás napříč světem managementu mohou potkat.

Plánování úkolů můžete správně nastavit už dnes

Chcete se do toho pustit rovnou? Vyzkoušejte náš plánovač úkolu Lamael, který jsme stvořili právě proto, aby vám delegování úkolů usnadnil na minimum. Navíc si můžete přečíst článek přímo o tom, jak delegovat úkoly v tomto CRM.

Agile: 4 + 12 principů projektového managementu, díky kterým ustojíte konkurenci

Plánování projektů má svoji historii sahající ke kořenům lidské civilizace. Moderní společnost, neúprosná konkurence, pravidla svobodného trhu i rozvoj internetu nastavují ale firmám pro jejich projekty odlišné podmínky, než tomu bylo u projektu „ulovme mamuta”. Proto došlo v posledních desetiletích i na četné, úspěšné i neúspěšné pokusy systematizovat projektová řízení a definovat, volně nebo úzce, pravidla pro úspěšné vedení týmu a dotahování projektů do konce.

Vybavujete si dlouhé, napchané police oddělení projektového managementu prakticky v každém lépe vybaveném knihkupectví? Snaha dát systém a řád úplně všemu často z projektů vytlačila podmínky k životu. Pro členy týmu vytvořila příliš úzké krabičky a pro každý proces příliš úzkou cestu. V reakci na to vznikl soubor hodnot Agile, v překladu „pružnost”, který se na věc dívá z druhé strany.

Pojďme se kouknout, jak nám ve věci řízení projektů a týmů může prospět. Určitě si z něho dokážete odnést něco i pro svoji vlastní firmu. Vždyť společnosti, které volily tento individualistický přístup pro svůj projektový management se později rozvinuly v plnohodnotné kolosy, jako jsou například Riot Games a Spotify.

Co je projekt a projektové řízení očima Pružných

Myšlenka toho, být „Agile”, reflektuje vyšší požadavky na pružnost společnosti vůči zákazníkům, členům týmu i trhu. Namísto hutné sítě procesů vyzvedává jednotlivce, namísto unifikovaných smluv spolupráci, a namísto neměnného produktu proměnlivou hodnotu odpovídající poptávce. Prostředí se neustále mění a tuhle změnu musíte v jednom kuse zanášet i do srdce své společnosti, svého týmu a svoji pozice i strategie. Pojďme se kouknout na hlavní zásady Pružných.

4 hodnoty a 12 principů, které Agile nabízí projektovému managementu

Vybrali jsme pro vás dohromady 4 hodnoty, které Pružné charakterizují, a 12 z toho vyplývajících principů, které můžete zařadit i do chodu vlastní firmy.

Hodnoty pružného projektového managementu

1. Jednotlivec je důležitější než zavedené pracovní procesy a nástroje.
2. Služba, která funguje, je důležitější než dlouhé plánování namířené k dokonalosti.
3. Spolupráce se zákazníkem je důležitější než smlouvy.
4. Flexibilita vůči prostředí je důležitější než předem stanovené plány.

Principy, které pružnost vnášení až k projektům

1. Udržte si zákazníka rychlými a pravidelnými dodávkami produktu nebo služeb.
2. Změnám čelte i během vývoje produktu. Vítejte zásahy jednotlivců do vývoje, pokud vám dávají výhodu na trhu.
3. Vše se musí aktualizovat.
4. Týmy mezi sebou musí spolupracovat. Od vývojářů po zákaznickou podporu.
5. Motivujte zaměstnance. Důvěřujte jim, podporujte je a nechte je v klidu pracovat.
6. Pokud možno, komunikujte napřímo na osobních setkáních.
7. Výsledkem dobré práce a měřítkem postupu ve vývoji je fungující produkt.
8. Vývoj je dlouhodobý proces, musí být udržitelný. Pravidelně komunikujte s investory a zákazníky.
9. Věnujte se detailům. Hlavně technického rázu.
10. Šetřete prací a mějte jednoduchá řešení.
11. Dejte týmům pravomoc o své práci rozhodovat. Nestůjte jim za zády.
12. Pravidelně v rámci týmu i organizace vyhodnocujte své pocity a práci.

Usnadněte si řízení projektu již dnes

Díky webové aplikaci pro centrální řízení projektů Lamael si můžete projektový management usnadnit již dnes. Vznikla přesně v souladu s principy Agile tak, aby veškeré informace a změny byly na jednom místě. Buďte pružní a koukněte se, jak na projektový management s Lamaelem.