Jak pracovat s KPI – kdy ano a kdy ne?

KPI ano nebo ne

KPI je zkratka pro Key Performance Indicator a používá se například pro měření výkonnosti spolupracovníků nebo zaměstnanců. Pro stanovení vhodných sledovaných cílů KPI je zásadní, aby byly jasně vymezené a měřitelné. Úkoly zadávané v podobě KPI jsou mimo jiné i častou podmínkou pro vyplacení proměnné složky platu nebo prémií. Následující článek je třetí ze série, kterou jsme věnovali tomuto tématu. Tentokrát si položme otázku, kdy a jak KPI použít.

KPI a seniorní vs juniorní pracovník

Pokud KPI zvolíte dobře, dokážete směrovat pracovníky k aktivitám, které podpoří rozvoj vašeho businessu. Juniorním zaměstnancům rozdělte větší a náročnější úkoly do menších aktivit, které na sebe navazují. Nováčka takto povedete po malých, lépe pochopitelných úkolech k souhrnnému výsledku. Naučí se nejrychlejší cestu k řešení a nezapomene na žádný podstatný detail.

Pokud připravujete KPI na seniorní pozici, ponechte si určitý prostor pro dialog. Ideálně si sepište smysl úkolů, kterého chcete dosáhnout. Poté společně stanovte aktivity, které budete vyhodnocovat. Dejme tomu, že chcete zvýšit obrat o 10 %. V takovém případě s pracovníkem projděte nápady na činnosti, které pomohou k výsledku, a přidělte jim finanční ohodnocení.

Jaké úkoly pro KPI použít?

Pro KPI je nezbytné, aby se daly měřit. Také musí být konkrétní. To znamená, že stanovit jako KPI úkol zrychlit proces objednávkyvám příliš nepomůže. Raději definujte, že proces objednávky by měl být rychlejší o 5 %

Stejně tak daný cíl můžete doplnit o podúkoly. Zkuste například nabídnout finanční motivaci za to, když zaměstnanec přinese 5 nápadů, jak proces urychlit. 

Dalším pravidlem KPI je, že musí být časově ohraničené. Každý úkol by měl mít deadline ke splnění.

Jaké úkoly pro KPI naopak nepoužívat?

Buďte fér a nepřidělujte takové KPI úkoly, které jsou nedosažitelné. Pokud například chcete pohnout s nějakým dlouhodobým nedostatkem, neřešte to tak, že odpovědnost shodíte na obětního beránka se slovy „dostaneš odměnu, tak si nestěžuj“. Začněte raději tím, že si uděláte analýzu proveditelnosti. Zadávání nesplnitelných úkolů totiž zaměstnance maximálně demotivuje.

Závěrem: KPI jako mocný nástroj

KPI představuje cestu pro stav win-win. Když tento systém zařadíte do platového ohodnocení zaměstnanců nebo spolupracovníků, získáte přinejmenším společné zacílení na rozvoj firmy a najdete i novou inspiraci pro změny. Přidělením vhodných úkolů totiž motivujete tým k proaktivitě. A když najdete ty správné KPI činnosti, dokážete navíc celkem snadno srovnat schopnosti členů v týmu

Přečtěte si předchozí články ze série:

Pavla Rýgrová