Pavla Rýgrová
Author Archives: Pavla Rýgrová

SMART: Chytré delegování úkolů v 5 bodech

Smart

Řídíte svůj malý nebo velký tým a lámete si hlavu, jak nejlépe zorganizovat delegování úkolů? Nebo si hlavu nelámete a rozesíláte na všechny strany e-maily podle toho, co vás zrovna napadne a který úkol se vám přimotá pod ruku? Nepouštějte věci spojené s plánováním úkolů z hlavy! Bez pořádných pravidel možná ustojíte dva tři úkoly delegované lidem na židli vedle té vaší, pokud toho ale máte k řešení více, nemůžete odpovídat na nové a nové otázky svým kolegům nebo víte, že čas jsou peníze, je potřeba se zastavit a investovat několik svých myšlenek na vylepšení vaší efektivity.

Jak na delegování a co je skutečným cílem a výsledkem dobře nastavené správy úkoly?

  1. Zabraňte situaci, kdy se při delegování část úkolu ztrácí.
  2. Dosáhněte skutečného cíle úkolu, místo toho, aby byl slepě plněn nějaký příkaz.
  3. Poraďte si s úkoly napříč kanceláří i home office a splňte všechny termíny.
  4. Neztrácejte zbytečně mnoho času na procesní záležitosti.

Snad vůbec nejpoužívanější sadu tipů, jak na správné plánování a delegování úkolu, představuje SMART. Jde v podstatě o mnemotechnickou pomůckou pro pět zásad, které byste nikdy neměli opomenout.

Plánování úkolů s pomocí metody SMART

Metodu SMART vymyslel George Doran v roce 1981. Díky své jednoduchosti si vydobyla neotřesitelné místo ve strategiích managementu napříč mnoha obory.

Každé písmeno skrývá poučku, která zvýší efektivitu delegování úkolů.

S – Specific (specifický): Specifické a jasné úkoly snižují možnost nedorozumění, při kterém se zbytečně pálí čas a peníze.

M – Measurable (měřitelný): Úspěšnost zvoleného řešení úkolu by měla být změřitelná v přesných číslech. Může jít o kliknutí na článek, dopad marketingu na dosah nebo i počet výrobků vyrobených v dílně.

A – Accepted (akceptovaný): Správný plánovač úkolů v rámci své služby představuje seznam nebo tlačítko pro akceptaci zadané práce. Je klíčové, aby kolega věděl, že práci musí potvrdit a následně závazně splnit. Díky tomu si na ní opravdu najde čas v co nejbližší době.

R – Realistic (reálný): Cíl musí být dosažitelný. Zadané termíny musí alespoň hrubě odpovídat době, kterou si kvalitně odvedená práce vyžádá. Zaměstnanec potřebuje přirozené také nutné znalosti pro kvalitní zpracování zadaného úkolu.

T – Timed (s pevným termínem): Každý alespoň jednou za život vstoupil do cyklu prokrastinace a odkládání nutné práce. Pevné termíny donutí ke komplexní organizaci času tak, aby byla práce včas a řádně odvedena. Každá lhůta má odpovídat složitosti zadané práce, aby bylo lidsky možné dosáhnout uspokojivého výsledku.

Plánovače úkolu pohlídají termíny

SMART je základem samotné definice úkolu. Dejte si ale pozor, aby se tahle definice neztratila v éteru, popřípadě v dlouhé e-mailové komunikaci plné postupného rozmělňování původního zadání. Místo toho, aby si každý člen týmu vytvářel vlastní specifikaci úkolu a nosil termíny ve své vlastní hlavě, využijte plánovač úkolů, který vám pomůže informace efektivně sdílet.
Správný plánovač úkolu je systém, který zaštítí správu úkolů po technické stránce. S čím vám pomůže?

S, M – uchová specifické zadání úkolu a měřítka, která tak všichni budou mít po celou dobu řešení úkolu na očích a ke kterým se vždy budete moci vrátit.

A – umožní každému vyjádřit se k zadání úkolu a tím vás provede procesem „akceptace“.

T – pohlídá termín a neustoupí ani o krok.

Vám zbývá především R, tedy musíte pohlídat, že se cíle úkolu nevymykají realitě.

Kromě toho vám plánovač úkolu pomůže s komunikací, prioritizací a dalšími záludnostmi, které vás napříč světem managementu mohou potkat.

Plánování úkolů můžete správně nastavit už dnes

Chcete se do toho pustit rovnou? Vyzkoušejte náš plánovač úkolu Lamael, který jsme stvořili právě proto, aby vám delegování úkolů usnadnil na minimum. Navíc si můžete přečíst článek přímo o tom, jak delegovat úkoly v tomto CRM.

Agile: 4 + 12 principů projektového managementu, díky kterým ustojíte konkurenci

principy Agile

Plánování projektů má svoji historii sahající ke kořenům lidské civilizace. Moderní společnost, neúprosná konkurence, pravidla svobodného trhu i rozvoj internetu nastavují ale firmám pro jejich projekty odlišné podmínky, než tomu bylo u projektu „ulovme mamuta”. Proto došlo v posledních desetiletích i na četné, úspěšné i neúspěšné pokusy systematizovat projektová řízení a definovat, volně nebo úzce, pravidla pro úspěšné vedení týmu a dotahování projektů do konce.

Vybavujete si dlouhé, napchané police oddělení projektového managementu prakticky v každém lépe vybaveném knihkupectví? Snaha dát systém a řád úplně všemu často z projektů vytlačila podmínky k životu. Pro členy týmu vytvořila příliš úzké krabičky a pro každý proces příliš úzkou cestu. V reakci na to vznikl soubor hodnot Agile, v překladu „pružnost”, který se na věc dívá z druhé strany.

Pojďme se kouknout, jak nám ve věci řízení projektů a týmů může prospět. Určitě si z něho dokážete odnést něco i pro svoji vlastní firmu. Vždyť společnosti, které volily tento individualistický přístup pro svůj projektový management se později rozvinuly v plnohodnotné kolosy, jako jsou například Riot Games a Spotify.

Co je projekt a projektové řízení očima Pružných

Myšlenka toho, být „Agile”, reflektuje vyšší požadavky na pružnost společnosti vůči zákazníkům, členům týmu i trhu. Namísto hutné sítě procesů vyzvedává jednotlivce, namísto unifikovaných smluv spolupráci, a namísto neměnného produktu proměnlivou hodnotu odpovídající poptávce. Prostředí se neustále mění a tuhle změnu musíte v jednom kuse zanášet i do srdce své společnosti, svého týmu a svoji pozice i strategie. Pojďme se kouknout na hlavní zásady Pružných.

4 hodnoty a 12 principů, které Agile nabízí projektovému managementu

Vybrali jsme pro vás dohromady 4 hodnoty, které Pružné charakterizují, a 12 z toho vyplývajících principů, které můžete zařadit i do chodu vlastní firmy.

Hodnoty pružného projektového managementu

  1. Jednotlivec je důležitější než zavedené pracovní procesy a nástroje.
  2. Služba, která funguje, je důležitější než dlouhé plánování namířené k dokonalosti.
  3. Spolupráce se zákazníkem je důležitější než smlouvy.
  4. Flexibilita vůči prostředí je důležitější než předem stanovené plány.

Principy, které pružnost vnášení až k projektům

  1. Udržte si zákazníka rychlými a pravidelnými dodávkami produktu nebo služeb.
  2. Změnám čelte i během vývoje produktu. Vítejte zásahy jednotlivců do vývoje, pokud vám dávají výhodu na trhu.
  3. Vše se musí aktualizovat.
  4. Týmy mezi sebou musí spolupracovat. Od vývojářů po zákaznickou podporu.
  5. Motivujte zaměstnance. Důvěřujte jim, podporujte je a nechte je v klidu pracovat.
  6. Pokud možno, komunikujte napřímo na osobních setkáních.
  7. Výsledkem dobré práce a měřítkem postupu ve vývoji je fungující produkt.
  8. Vývoj je dlouhodobý proces, musí být udržitelný. Pravidelně komunikujte s investory a zákazníky.
  9. Věnujte se detailům. Hlavně technického rázu.
  10. Šetřete prací a mějte jednoduchá řešení.
  11. Dejte týmům pravomoc o své práci rozhodovat. Nestůjte jim za zády.
  12. Pravidelně v rámci týmu i organizace vyhodnocujte své pocity a práci.

Usnadněte si řízení projektu již dnes

Díky webové aplikaci pro centrální řízení projektů Lamael si můžete projektový management usnadnit již dnes. Vznikla přesně v souladu s principy Agile tak, aby veškeré informace a změny byly na jednom místě. Buďte pružní a koukněte se, jak na projektový management s Lamaelem.